Beleid Belastingdienst m.b.t. het fotograferen van de administratie met mobiele telefoons

Naar aanleiding van een WOB-verzoek heeft de Belastingdienst documenten openbaar gemaakt waarin wordt ingegaan op het beleid inzake de bevoegdheden van medewerkers van de Belastingdienst om met een telefoon foto’s te maken van administraties.

Op grond van art. 47 lid 1 onder b AWR is een belastingplichtige “gehouden boeken, bescheiden en andere gegevensdragers of de inhoud daarvan, zulks ter keuze van de Inspecteur, waarvan de raadpleging van belang kan zijn voor de vaststelling van de feiten welke invloed kunnen uitoefenen op de belastingheffing te zijnen aanzien, voor dit doel beschikbaar te stellen.” Daarbij moet de belastingplichtige dulden dat de Inspecteur kopieën, leesbare afdrukken of uittreksels daarvan maakt, aldus art. 49 lid 2 AWR. Uit de vrijgegeven documenten blijkt dat volgens de Belastingdienst het maken van foto’s van de administratie met een mobiele telefoon onder de reikwijdte van deze bevoegdheid van de Inspecteur valt.

Beleid bij een waarneming ter plaatse is dat in beginsel geen gebruik wordt gemaakt van beeldopnamen (zowel foto’s als video’s). Deze hoofdregel lijdt echter uitzondering indien het gaat om materiaal dat een meerwaarde kan hebben, zulks ter beoordeling van het management. Is sprake van zo’n uitzonderingssituatie, dan wordt dit in de regel vooraf aangekondigd of wordt zo mogelijk aan de individuele belastingplichtige om toestemming gevraagd. Onderbouwing en eventueel overleg met de belastingplichtige wordt in het project- of controledossier vastgelegd. Foto’s maken van (een deel van) de administratie bij een waarneming ter plaatse is wel toegestaan. De belastingplichtige wordt hierover vooraf geïnformeerd.

Medewerkers van de Belastingdienst zijn uiteraard gebonden aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en dienen daarnaast rekening te houden met wettelijke kaders, zoals de Wet bescherming persoonsgegevens. Dit houdt in dat zij dus rekening moeten houden met de persoonlijke levenssfeer van de ondernemer en diens omgeving. Het is medewerkers van de Belastingdienst daarom niet toegestaan foto’s van personen te nemen. Voorts wordt medewerkers van de Belastingdienst geadviseerd om bij het maken van de foto’s een ambtsedige verklaring op te maken, ter ondersteuning van de bewijskracht.

Na het maken van de foto’s dienen deze overgebracht te worden naar het digitale dossier. Zodra dit is gebeurd, worden de foto’s van de telefoon verwijderd. Ter beveiliging dient de telefoon voorzien te zijn van een wachtwoord/pincode en moet eventuele locatieaanduiding aanstaan, zodat de telefoon bij verlies of diefstal te traceren en/of op afstand te wissen is.

Ministerie van Financiën, 9 november 2016

https://www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-financien/documenten/wob-verzoeken/2016/11/09/besluit-wob-verzoek-inzake-de-bevoegdheid-van-de-belastingdienst-om-foto-s-te-maken-van-administratie-met-behulp-van-een-mobiele-telefoon